Ideas de productividad para un empleado frustrado

Por Andrés Acevedo Niño

Empiezo con algo contradictorio: la obsesión con la productividad me parece peligrosa. Pareciera que estamos entrando en una era de bienestar y ‘consciencia’ pero lo cierto es que casi siempre esos discursos esconden detrás una lógica optimizadora –industrial, podríamos decir– de los humanos. Comer mejor para rendir más. Meditar para trabajar más concentrado. Salir a trotar para resolver problemas difíciles del trabajo. Optimización. Nada muy lejano a Charlie Chaplin en Tiempos modernos, cuando una máquina se encargaba de alimentarlo para que no tuviera que separarse de la línea de ensamblaje. Claro: hoy en día la máquina ha sido reemplazada por brebajes y retiros de yoga, pero el fin último, las más de las veces, sigue siendo la productividad.

No en vano llevo buscando durante varios meses una frase que alguna vez leí que dice algo así como “la peor enfermedad del ser humano es creer que todo debe hacerse en favor de algo más”. Frase sabia que nos convendría tener en mente más seguido. La productividad se ha convertido en el valor por excelencia del ser humano. Nada de “ser o no ser”; la discusión está en ser productivo o ser un inútil. Punto.

Sin embargo, más allá de encontrarla peligrosa (y aquí está la contradicción) estoy convencido de que aumentar la productividad personal es una manera de escapar de una vida laboral insatisfactoria.

Esta es la idea: el trabajador que odia lo que hace, ya sea porque no le encuentra sentido o porque no disfruta lo que implica la ejecución de su labor (el día a día) o porque tiene un mal jefe que lo hace despertarse sudando en la madrugada del lunes, tiene un problema adicional: pasa demasiado tiempo en ese trabajo que detesta y no alcanza a tener suficiente tiempo valioso para él. Mezcla que, previsiva y lamentablemente, resulta en una vida aburridora, cuando menos.

Una de las maneras más lógicas –no por ello ausente de retos– para lograr tener más tiempo para uno es reducir sus horas en ese trabajo. Para eso, hay que volverse más productivo –aumentar los resultados– lo que resulta en menos tiempo en el trabajo y más tiempo trabajando. Lograrlo no es fácil y parte de la culpa la tiene la paradoja de la abundancia.

 

La paradoja de la abundancia

Ocho horas de un trabajo que uno detesta es una pesadilla. El problema es que, gracias a la paradoja de la abundancia, esas ocho horas suelen extenderse y convertirse en diez o doce horas al día.

Como escribe Tim Ferris, la abundancia de horas laborales (la mayoría de veces ocho horas son mucho más de lo necesario para cumplir con las tareas del día) lleva al trabajador a rellenar su agenda con descansos para tomar café, conversaciones prolongadas con los compañeros, descensos compulsivos en el abismo de las redes sociales. Una encuesta apunta a que el tiempo invertido por trabajadores en ‘actividades privadas’ durante el trabajo oscila entre 1,5 horas y 3 horas cada día. Estas distracciones generan placer y no es sorprendente que el cerebro insista en ellas, aún en esos días ocupados en los que hay que aprovechar al máximo las horas laborales. En otras palabras, el horario tradicional de oficina hace que pasemos demasiado tiempo en el trabajo y muy poco tiempo trabajando.

En los días en los que la carga de trabajo es superior al promedio se puede ver la primera consecuencia de la paradoja de la abundancia: el tiempo no alcanza para todo lo que hay que hacer. Lo normal entonces es que el empleado se quede después de su hora de salida o se lleve trabajo a casa. Más horas trabajando, menos tiempo valioso.

Pero la abundancia no solo lleva a distracciones, sino también a una pérdida de eficiencia – a que tareas que se deberían lograr en 20 minutos se extiendan por una hora (“después de todo voy a salir a la misma hora así termine de trabajar antes”, pensará el empleado). Segundo efecto fatal de la paradoja de la abundancia: el trabajador se acostumbra a trabajar lento, se vuelve letárgico.

La producción disminuida, por distracciones y lentitud adquirida, se vuelve el mayor obstáculo para reducir el tiempo en el trabajo.

 

Reducir el tiempo en el trabajo

Para lograr reducir el tiempo en el trabajo hay que deshacerse de una idea: que el tiempo en el trabajo es lo mismo que el tiempo trabajando. No es lo mismo horas de oficina que horas productivas. De hecho, el trabajador promedio estadounidense sólo dedica el 45% de su tiempo en el trabajo a sus funciones primarias, el resto se va en reuniones, interrupciones y contestando el correo.

Esto no siempre es algo fácil de digerir para los empleadores: el lente bajo el que muchos jefes siguen entendiendo el trabajo es que el empleado intercambia su tiempo –sus ocho horas– por un salario. Esta lógica transaccional ha conducido, en parte, a la crisis de insatisfacción en el trabajo, y también ha otorgado mayor valor a la presencia del empleado que a sus resultados.

Además de esta práctica tallada en mármol y legitimada por el paso del tiempo, existe otro obstáculo para asumir un enfoque en resultados: no todas las empresas tienen sistemas para medir los resultados individuales de sus empleados. No es sorpresa, entonces, que 2 de cada 5 empleados crean que enfocarse en resultados en vez de estar físicamente en su puesto de trabajo puede ser perjudicial para sus carreras.

La buena noticia es que la tendencia empieza a revertirse. Por supuesto, los primeros en implementar la llamada flexibilidad horaria han sido los gigantes de la tecnología Facebook y Google, que rápidamente advirtieron la correlación entre flexibilidad y retención del talento. Sucederá, supongo, como con todo: cuando en Estados Unidos sea la regla general, algunas compañías en países del Cono Sur empezarán a darse cuenta de esta revolucionaria idea – que un trabajador que se concentra en resultados y no en calentar su silla, es uno más productivo.

Uno puede esperar a que esta práctica se generalice en su ciudad o país, pero esos cambios suelen tomar tiempo y mientras tanto el empleado frustrado queda a merced de su tolerancia y paciencia. Mejor estrategia sería montarse en esta ola que apenas crece y hacer lo posible, dentro de su círculo de influencia, para reducir su tiempo en ese trabajo. Para hacerlo, sugiero adelantar dos procesos paralelos:

 

  1. Aumentar la productividad

Por supuesto que si la persona no logra hacer su trabajo en menos de ocho horas, no está haciendo nada para justificar reducir su tiempo en esa oficina. Lo primero que hay que hacer, entonces, es volverse más productivo. Superar el síndrome de la producción disminuida producto de la paradoja de la abundancia.

Hay cientos de libros, artículos, y podcasts sobre productividad. Ni que decir sobre la proliferación de gurús y consultores al respecto. Cada uno proclama tener la fórmula secreta o los cinco tips que garantizan una vida productiva. Parece ser, sin embargo, que la productividad es uno de esos asuntos heterogéneos: algunas técnicas les sirven a unos pero no a otros. Las teorías totalizantes al respecto son, entonces, inútiles. A cada quien le proviene probar en su propia rutina qué sirve y qué no.

A continuación comparto las técnicas que he aprendido, probado y que actualmente implemento para trabajar menos horas.

Una advertencia: no trabajo en una oficina y eso tiene la gran ventaja de que estoy menos expuesto a distracciones. En todo caso, creo que estos principios le pueden servir así esté leyéndolos desde su cubículo.

 

Es de energía, no tiempo

Mi tarea más importante es escribir. Guiones para podcast, artículos como este, o libros. Es lo primero que hago en la mañana porque es el momento en que más energía tengo. No importa si tengo otras cosas importantes que hacer. Si aplazo la escritura para horas de la tarde, la energía reducida hace que me tome más tiempo del que me toma hacerlo en la mañana. Puede que sea más lógico, desde el punto de vista de horas disponibles, escribir en la tarde. No importa. Si lo hago en la mañana, con la energía a tope, lo puedo lograr en una hora. En términos de productividad es mejor optimizar energía, no tiempo.

La primera vez que me tope con la idea de la energía vs tiempo fue entrevistando a Laura Restrepo para nuestro podcast, 13%. Ella, a su vez, la descubrió en este famoso artículo de Harvard Business Review. La tesis del artículo es la siguiente: ante mayores demandas en el trabajo, la respuesta usual es alargar el tiempo que le dedicamos a trabajar. El problema es que de nada sirven las largas horas si uno está rindiendo al 50%. Es más productivo gestionar la energía que el tiempo.

 

Acumular

Uno puede responder correos a medida que van llegando o uno puede esperar a que se acumulen hasta que tenga suficientes para ocupar una hora de su tiempo respondiendo correos. A esto le llaman batching (acumular). Tim Ferris lo explica elocuentemente en este video: si uno lava sus camisetas a medida que las va ensuciando, va a tener que repetir el proceso una y otra vez; si las deja acumular y las lava todas al mismo tiempo, basta con esa lavada para cumplir el mismo objetivo.

Lo mismo sucede con otro tipo de funciones – esta semana separé una hora para hacer y programar todos los posts en redes sociales de 13%. Eso cumple dos propósitos: por un lado optimizo el tiempo – solo tengo que abrir la página de diseño y la aplicación para programar una vez. Por otro lado, mantengo el foco – cómo lo han demostrado numerosos estudios durante los últimos 15 años,  interrumpir una actividad, o hacer multitasking, disminuye la productividad. Además, retomar el foco en una tarea importante, después de haberla interrumpido para mandar un correo o atender un colega, puede tomar hasta 25 minutos.

Dedicar tiempo todos los días (aunque en principio sean solo 20 minutos) para crear y publicar sus posts, no solo implica invertir el tiempo que toma la actividad por sí sola, sino, además, el tiempo que toma volverse a enfocar en la actividad principal.

Esta imagen muestra algunos de los posts programados en el Instagram de 13%. En 1 hora hice 8 posts (diseño, copy) y los programé. Si hubiera hecho 1 por día probablemente me hubiera demorado 15-20 min por cada uno.

 

Planear la semana

Este es un consejo clásico pero importante. Suena básico pero tiene mucho impacto. A mí me lo recomendó Juan David Aristizábal, que me dijo “lo que no tiene asignado un espacio en el calendario no se hace, así de sencillo”. Me sugirió, además, hacerlo desde el domingo por la tarde – así no se pierde tiempo el lunes.

Pero planear la semana no es embutir una lista de cosas por hacer en el calendario; es, en realidad, aplicar los conceptos de energía y acumulación para cuadrar de manera óptima la semana. A esos dos conceptos vale la pena sumarle otro: el del timing o momento adecuado. Daniel Pink escribió este libro en el que expone la ciencia del timing. Y más que hablar de administración del tiempo, Pink retoma lo que ya he mencionado hasta el cansancio: la energía. Todos los días, los seres humanos atravesamos tres etapas: peak o cima, trough o caída, y recovery o recuperación.

Las tareas creativas o que requieren mucha concentración deben hacerse durante la cima, que para la mayoría de seres humanos sucede en las primeras horas de la mañana (antes de las 11 am más o menos); durante la caída, que suele suceder entre 2 y 4 de la tarde, deben hacerse tareas mecánicas como enviar correos o hacer los posts para redes sociales; la recuperación, que sucede a partir de las 4 pm (repito, para la mayoría de personas) es especialmente útil para conectar ideas, por lo que Pink recomienda aprovechar ese momento del día para hacer lluvia de ideas o planear estrategias.

A continuación pueden ver un ejemplo de cómo planeo mi agenda según la lógica de cima, caída y recuperación.

Antes solía programar dos tareas creativas el mismo día (por ejemplo, escribir libro en la mañana y en la tarde escribir guion para 13%). Lo cierto es que, por lo menos en mi caso, el poder cerebral no me alcanza para más de una por día.

 

Hacer mejor y más rápido el trabajo

Algo en lo que insisto es que uno no debe pasar únicamente sus días trabajando, también hay que aprender a hacer mejor y más rápido su trabajo. Un día, cuando trabajaba como abogado en una empresa de comercio electrónico, me pusieron la tarea más aburridora posible: preparar alrededor de 200 cartas personalizadas de aumento de salario para los empleados. Si bien ya existía un formato, faltaba incluir los datos (nombre, apellidos, porcentaje de aumento, sueldo original, sueldo nuevo) de cada uno de los 200 empleados.

Una de las maneras como podía asumir esta tarea –que de hecho era la manera como el abogado anterior lo había hecho– era dividir el trabajo en dos semanas para no agobiarme. Veinte cartas al día suenan mejor que hacer cien cartas durante dos días.

Yo asumí que no era posible que en pleno siglo XXI no existiera una mejor solución. Fui a preguntarle a personas de la empresa y me topé con alguien que me dijo que era cuestión de programar la base de datos de Excel (que ya estaba hecha) con el formato de Word, y las cartas se generaban automáticamente. En efecto, lo que hubieran sido varias horas de trabajo se redujeron sustancialmente.

El ejemplo puede sonar banal, pero conozco muchas personas que todos los días abren su computador y rellenan el mismo formato con datos diferentes. Si uno entiende productividad como la administración de su tiempo, se va a limitar a intentar reducir los minutos que dedica a ejecutar la tarea, sin considerar si la manera misma de hacerlo puede modificarse. Si a la idea de productividad se le añade el ingrediente de aprender a hacer mejor y más rápido su trabajo, los límites físicos (como número de palabras que uno puede escribir en una hora) se superan.

Creo que esto aplica en cualquier trabajo y no importa que el cambio parezca menor, la reducción de tiempo y energía es sustancial en el largo plazo. Por ejemplo, antes para ponerle italics a una palabra, tenía que arrastrar el mouse hasta la palabra, subrayarla, y hacer clic en la I de italics que aparece en el menú de Word; hoy en día, con CTRL + I me ahorro todo el proceso. Parece insignificante pero, a la larga, me ahorra horas.

 

   2. Negociar con el jefe

De nada sirve aumentar la productividad si uno igual tiene que respetar el horario de oficina.

El segundo proceso fundamental es, necesariamente, negociar con el jefe la posibilidad de trabajar remoto (por lo menos unos días a la semana) o de poder irse de la oficina cuando ya hayan cumplido sus objetivos. Sobre negociación no sé mucho –de hecho tengo mucho que mejorar en este aspecto– pero hay dos ideas que voy a dejar planteadas.

La primera es que en el libro de Tim Ferriss, The Four-Hour Workweek, hay unos guiones excepcionales para adelantar la negociación específica del trabajo remoto. A muchos les da pena leerse un libro con ese título; se están perdiendo de una joya por puro miedo al ‘qué dirán’. Léanlo. Es clave.

La segunda es que pienso que cualquier jefe sensato entiende que lo importante son los resultados. Un aumento en sus resultados a cambio de su presencia física debería ser buen negocio para cualquier jefe. Si su jefe insiste en que no tiene cómo medir esos resultados, mídalos usted – después de todo, si aumenta su productividad va a liberar tiempo para hacer ese tipo de cosas. Tenga la conversación con su jefe (antes lea a Tim Ferriss).

***

Ya sé lo que van a decir: ‘todo este cuento solo les sirve a los gringos porque allá sí se puede’, ‘es que ustedes no se imaginan cómo es mi jefe’, ‘en mi empresa son muy estrictos con los horarios’. Mi respuesta es la siguiente: no hay nada más triste que una persona que se resigna a una situación insatisfactoria porque no se atreve a retar sus suposiciones. Hagan el experimento, ¿qué tal que les funcione? ¿Que ahora no sea ese trabajo de ocho horas que detestan, sino el trabajo de seis horas que les permite ir a un museo antes de que sea de noche o llegar a la película de las cinco y media sin tener que atravesar la ciudad corriendo?

Razones para no intentarlo siempre van a tener. Este no es un tema de razón, es de experimentación.

 

¿Tienen sus propias técnicas o ideas de productividad que les han funcionado o algún caso de éxito negociando tiempo para ustedes? Estamos más que contentos de escucharlos: nos pueden escribir a treceporciento13@gmail.com

1 Comment

  1. Excelente actículo. En mi caso yo soy el jefe y no he logrado que mi equipo comprenda que no trabaja más el que mas tiempo esté en la oficina. He dado un horario más reducido a personas productivas y lo han rechazado por miedo a la presión del resto del equipo y cuando se ha enterado el resto del equipo de esta situación, los más improductivos lo atribuyen a que el jefe tiene personas preferidas. ¿Qué hacer?.

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