Trabajar menos y trabajar mejor — Parte III

*Continuación de “Trabajar menos y trabajar mejor — Parte I y Parte II

** Reflexiones conjuntas con Andrés Acevedo en 13% Sin atajos

Una causa de insatisfacción laboral es el exceso de trabajo. El estrés, la ansiedad y la fatiga crónica son constantes en la cultura del cansancio en la que vivimos. “La vida”, dice Jason Fried, “se ha vuelto las migas que quedan del trabajo”.

Esto es un problema tanto individual como colectivo. Cada vez es más evidente el hecho de que los trabajos que perdurarán son aquellos que tengan como principal objetivo la solución creativa a problemas complejos del mundo. La eficiencia está sobrevalorada, mientras que la eficacia cada día cobra más valor. Ya no vale sólo cumplir, ahora también es necesario — y verdaderamente satisfactorio — tener injerencia real en el mundo.

No se trata de lograr más tareas en menos tiempo; se trata de enfocarse en lo que verdaderamente importa para cada uno. Lo esencial, dice Greg McKeown, es lo que uno encuentra que es vital en el problema que se quiere solucionar. Definir eso que es esencial es una tarea prioritaria para cada persona y empresa.

Por medio de una exploración intencionada (un choque reflexivo con el mercado), es posible entender el punto de encuentro entre los intereses, las fortalezas, y las necesidades del mundo. Con esto medianamente claro — porque probablemente nunca se tendrá absoluta claridad — lo que queda es lo más difícil: decirle que sí solamente a eso que es esencial, y paulatinamente eliminar el resto.

Para trabajar mejor, lo primero es enfocarse en eso que es esencial. Somos expertos en desperdiciar energía, tiempo, atención y dinero. Ser consciente de todo el desperdicio, y tener el coraje para eliminarlo, es el mayor amplificador de tiempo y resultados. Por eso este tema es, principalmente, una cuestión de restar, no de sumar. Es decir, de escogencias: escoger hacer las tareas correctas, en el momento correcto, y por las razones correctas. La vida en modo automático puede parecer la vía para evitar angustias a corto plazo, pero siempre será insostenible a largo plazo.

La conversación con uno mismo es fundamental para entender realmente qué es esencial, y, por lo tanto, en qué debe estar el foco del tiempo propio. Greg McKeown describe lo esencial como una disciplina, no como un momento de epifanía en la mediana edad. Esto quiere decir que una mentalidad esencialista es iterativa: un juego infinito en el que, diría Alejandro Salazar, se analiza lo que emerge según lo que uno hace. La mentalidad esencialista es enfocada, pero eso no quiere decir que abandone las buenas costumbres evolutivas de la adaptación y la resiliencia.

Richard Koch hizo un profundo análisis de un principio de la vida que él encontró relevante, y que es útil para definir lo que es esencial. El 80% de los resultados, dice Koch, se derivan del 20% de los esfuerzos que hacemos a diario. El Principio 80/20 — o Ley de Pareto — es una forma de analizar lo que hacemos en relación con el impacto que genera. Los humanos tendemos a desperdiciar el 80% de nuestros esfuerzos. La clave, en ese proceso de conversación con uno mismo, es visualizar y apalancar el 20% de lo que genera el 80% de los resultados, y así enfocarse, esencialmente, en ello.

Ya sé: probablemente para algunos la expectativa de este artículo era que yo les diera los hacks y métodos para ser más productivos. Un decálogo sobre manejo de tiempo y fórmulas de productividad. Existen algunas tácticas para trabajar mejor, claro, pero nada de eso importa si no se pone en duda la razón para estar hablando de esto.

La productividad no es evacuar tareas lo más rápido posible. Tampoco es un fin en sí mismo. No es cuestión de repetir métodos que los falsos profetas replican. Pensar en productividad es útil cuando se entiende como un medio para hacer un trabajo valioso, y de paso — porque no es mutuamente excluyente — , disfrutar la vida más allá del trabajo: las relaciones sociales, los hobbies, y todo lo que para uno es importante. En últimas, para trabajar de verdad, y que lo que sobre no sólo sean migas de la vida.

Recientemente con Andrés Acevedo nos pusimos en la tarea de entender, más allá de la mentalidad esencialista, qué tácticas nos han servido para trabajar mejor. Acá algunas ideas:

Acumular tareas: es distinto lavar la ropa sucia todos los días, a dejar que se acumule y lavarla toda sólo un día a la semana. Algo parecido puede pasar con muchas tareas diarias: responder correos, organizar las finanzas, organizar las publicaciones en redes sociales de la empresa, en fin.

Manejar la energía, no el tiempo: si uno es más creativo por las mañanas, entonces esas son las horas para hacer lo importante. Esto implica no tener reuniones, no hacer tareas mecánicas, y evitar distracciones del día a día. Ya por la tarde, cuando la cabeza apague su botón creativo, es momento de hacer estas otras cosas. Puede ser al revés, o en distintos momentos, y por eso también hay que entender uno cómo funciona. No se trata sólo de ponerse una lista de cosas por hacer y empezar a hacerlo: también hay que entender cuándo hacer cada cosa. El tiempo está ahí corriendo siempre, la energía no.

Delegar. Yo no soy bueno en temas de diseño, y no me interesa serlo. Esto es algo que yo debo delegar. Hay tareas que importan para el proyecto propio, pero para las que uno no es bueno (y no quiere serlo). Poco a poco toca buscar cómo delegar estas tareas.

Automatizar. Cuando creamos 13% Sin atajos la primera idea fue montar un sistema de suscripción de membresías en nuestra página. Esto ya está inventado en otras plataformas como Patreon. La comisión es más alta, pero uno evita muchos problemas y decisiones. Muchas cosas ya están inventadas y hacerlas de cero es un esfuerzo que se puede evitar. Para eso está la tecnología. (Un gran libro para profundizar este tema es The 4-Hour Workweek de Tim Ferris).

Cuello de botella. Muchas veces a uno le dicen que algo es urgente y parece que depende de uno. Hay un arte que es bueno aprender a desarrollar y discernir: ignorar por un tiempo. Muchas veces eso que era tan urgente se soluciona “solo”. A veces uno es quien tapa el cuello de la botella sin darse cuenta. Las personas tienen la capacidad de resolver problemas, autonomía y agencia. No todo depende de uno (muy pocas cosas realmente son urgentes y realmente dependen de uno).

Mejorar la comunicación. Una buena comunicación evita muchos problemas y retrocesos posteriores. En Basecamp, cuando hay dos perfiles muy similares, escogen para su empresa a quien mejor se comunique: quien mejor logre explicar algo. Cuando le preguntamos a Alejandro Gaviria cuál es una habilidad que se debe priorizar para lo que venga en el futuro, dijo que la buena comunicación. (Esta guía de comunicación interna de Basecamp me fascina).

Dormir. Lo que yo llamo el único hack que realmente sirve: dormir.

Puede haber otras tácticas, por supuesto, y éstas deben ir acompañadas de buenos hábitos. En mi caso me sirve hacer deporte, escribir y leer. Son espacios en los que tengo conversaciones conmigo mismo para seguir progresando, entendiendo, aprendiendo, y desaprendiendo. Esto ha hecho que cada día me enfoque más en lo que para mí es esencial. Ese foco no sólo tiene buenos resultados en lo que uno hace, sino que deja espacios para disfrutar la vida de otra manera. Enfocarse en lo esencial es una disciplina titánica, y por eso mismo es tan necesaria.

Para mí, esa es la función de la productividad: estirarme en mi trabajo, sin sacrificar la vida. Trabajar para solucionar problemas de manera creativa, y ensancharme como persona. Trabajar menos y trabajar mejor.